Als freelance virtuele assistent is op afstand samenwerken een essentieel onderdeel van mijn werk. In dit artikel zal ik dieper ingaan op de tools die ik gebruik om op afstand te werken, de strategieën die ik toepas om communicatie en samenwerking te optimaliseren, en hoe ik ervoor zorg dat mijn klanten tevreden zijn met de resultaten van onze virtuele samenwerking. Of je nu al ervaring hebt met het werken met een virtuele assistent of nog twijfelt over de mogelijkheden, ik hoop dat dit artikel je inzicht zal geven in hoe een succesvolle samenwerking op afstand eruit kan zien.
Stap 1: Een eerste kennismaking
Tijdens een eerste kennismakingsgesprek, dat deel uitmaakt van mijn dienstverlening, bespreken we allereerst jouw behoeften en wensen. Welke taken wil je uitbesteden? Hoeveel ondersteuning per week of maand heb je nodig? En welke online hulpmiddelen gebruik je momenteel? Op basis van jouw input stel ik vervolgens een gepersonaliseerd voorstel op. Dit voorstel bevat onder andere het geschatte aantal uren per week/maand dat nodig is voor jouw taken en een heldere en gedetailleerde beschrijving van het takenpakket.
Stap 2: Het samenwerkingscontract - voor flexibiliteit en duidelijkheid
Zodra je hebt besloten om samen te werken, maak ik op basis van het voorstel een samenwerkingsovereenkomst op. Hierin worden zaken zoals het takenpakket, het aantal uren, betaal- en opzegtermijn duidelijk vastgelegd. Deze overeenkomst is bijzonder flexibel. Zo heb je o.a. de mogelijkheid om het vooraf afgesproken aantal uren en/of takenpakket maandelijks aan te passen, een pauze in te lassen of de samenwerking stop te zetten.
Stap 3: Opstarten
De volgende stap is een online opstartsessie. Daarin maken we goede afspraken over communicatie, beschikbaarheid, bereikbaarheid, gebruik van online tools en de wijze waarop jij en ik kennis en informatie gaan delen. Heb je een digitale werkomgeving, dan haak ik daar uiteraard op aan. Zo niet, dan krijg je toegang tot mijn online samenwerkingsplatform. Op dit beveiligde online platform kun je documenten delen en opslaan, data prikken, events organiseren en meer.
Stap 4: Aan de slag - Efficiëntie en resultaten
Na het kennismakingsgesprek, het ondertekenen van het samenwerkingscontract en de opstartsessie, kunnen we pas echt van start gaan. Zodra ik goed ben ingewerkt, zal je merken dat je aanzienlijk veel tijd bespaart. Via mijn online samenwerkingsplatform (Microsoft Teams) kan je makkelijk het overzicht houden over het werk dat ik voor jou doe. Je kan er input geven mbt bepaalde zaken of aanpassingen doorgeven. Voor het beheren van je social media gebruik ik het platform Planable. Hier plan ik jouw social media posts in een overzichtelijke kalender en organiseer ze op één speciale plek met meerdere weergaven, zodat je alles altijd gemakkelijk terugvindt. Elke post stuur ik voor publicatie door ter goedkeuring. Je kan deze dan nakijken en eventueel nog wijzigingen aanbrengen. Ook zaken zoals een wekelijkse/maandelijkse newsletter en/of blogpost plan ik in en kan je eerst nalezen voor publicatie. Afhankelijk van de frequentie van bijvoorbeeld posten op social media, nieuwsbrieven of advertenties zal je van mij ook regelmatig een rapport ontvangen met de resultaten.
Stap 6: Jouw Maandelijkse Factuur
Elke maand stuur ik je een gedetailleerde factuur waarin niet alleen de gewerkte uren worden vermeld, maar ook eventuele extra kosten die zijn gemaakt. Denk hierbij aan het gebruik van speciale softwaresystemen, verplaatsingen naar andere locaties of het laten creëren van specifieke content zoals video’s of podcasts. Deze bijkomende kosten worden duidelijk vermeld op de factuur, zodat je altijd een overzicht hebt van alle gemaakte kosten. Door deze transparante aanpak voorkomen we eventuele onduidelijkheden of onenigheden achteraf en kunnen we samenwerken aan een succesvol project.
Benieuwd naar de Mogelijkheden? - Plan een gratis kennismakingsgesprek
Ik bied een breed scala aan diensten om bedrijven in alle soorten en maten te ondersteunen. Of je nu hulp nodig hebt met het onderhouden van je website of bij het opzetten van de perfecte marketingcampagne, ik doe het graag voor jou. Wil je graag samenwerken? Plan dan nu een kennismakingsgesprek. Dit kan elke woensdag en donderdag in de namiddag. In dat uur vertel je mij waar je mee zit en waar je eventueel ondersteuning bij wil.
Contacteer mij op 0485 63 16 50 of via info@marijkestaessens.com